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# Fortschrittliche Dienstplanung
- URL: https://mebucom.de/business/fortschrittliche-dienstplanung/
- Published: 2010-06-01T10:43:23.000Z
- Updated: 2024-01-09T07:45:16.000Z
- Description: Niedersachsens radio ffn, größter Privatsender Norddeutschlands, setzt bei seiner Personalplanung neuerdings auf Time Control von Atoss. Die IT-basierte Workforce-Management-Lösung soll für mehr Transparenz und Flexibilität sorgen.
- Author: Eckhard Eckstein
- Tags: Business & Markt, SAP, #wp, #wp-post, #Import 2026-06-22 21:07

"Der beste Mix für Niedersachsen“ heißt der Slogan von radio ffn. Der Radiosender verspricht Abwechslung und Unterhaltung – 24 Stunden am Tag.  
Mit einem Marktanteil von 16,7 Prozent ist Radio ffm der beliebteste Sender in der Zielgruppe der 14- bis 49-jährigen Hörer. Das 24-Stunden Vollprogramm ist jung und regional auf Niedersachsen fokussiert. Das Funkhaus beschäftigt knapp 130 Mitarbeiter, davon 65 in Redaktion und Moderation.  
Im Hintergrund steht eine komplexe Dienstplanung für das redaktionelle Programm. Sie wird neuerdings mit einer modernen IT-gesteuerten Workforce-Management-Lösung umgesetzt. Sie ist nötig, um die einzelnen Moderationsdienste exakt planen und steuern zu können. Mit seiner alten fehleranfälligen und wenig transparenten Lösung war das Funkhaus dieser Aufgabe kaum mehr gewachsen.

Eine Besonderheit bei radio ffn ist, dass die Programmdirektion mit der Planung des Programms auch die Dienstplanung erledigt, da bestimmte Sendeformate nur mit festen Teams besetzt werden. Bis zu 30 verschiedene Arbeitszeit- und Schichtmodelle sind im System hinterlegt, zudem die Redaktions- beziehungsweise Moderationsqualifikationen sämtlicher Mitarbeiter, auch aus den Regionalstudios. Zahlreiche nicht normierte Prozesse und unterschiedliche Tarife bei radio ffn gestalten die Dienstplanung recht komplex. Der Sender wollte jedoch nicht nur die Einsatzplanung modernisieren, sondern dabei auch gleich die Administrationsprozesse optimieren – ein ganzheitlicher Ansatz war gefragt.

**Durchgängige Prozesse**  
Parallel zur Implementierung der Unternehmenssoftware SAP für die Bereiche Kostenrechnung und Gehaltswesen führte der Sender ATOSS Time Control ein. Als einziger Anbieter hat ATOSS die bei der Personaleinsatzplanung gewünschte Funktionalität und eine nahtlose Integration gewährleistet. Die modulare Zeitwirtschaftslösung bietet neben der Personaleinsatzplanung einen elektronischen Workflow für die Genehmigung von Urlaubsanträgen, Überstunden und Überstundenausgleich. Der integrierte „Employee Self Service“ erlaubt die Einsicht der persönlichen Zeitdaten und -salden sowie das Antragswesen via Web Client im Intranet. Bei radio ffn sind jetzt alle Mitarbeiterstammdaten in SAP hinterlegt, z.B. Qualifikationen, Arbeitszeitmodelle, Tarife und Sondervereinbarungen. Zudem lassen sich aus SAP heraus alle Berechtigungen steuern. Die Datenübergabe an ATOSS erfolgt über eine direkte Schnittstelle. In der Workforce Management Software werden die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter erfasst und gemanagt. Das System zeigt jederzeit den Ist-Status. Bei Ausfall eines Moderators kann man – auch per Fernzugriff von zu Hause – eine Notbesetzung planen. „Wir wollten weg von den Insellösungen und den aufwändigen manuellen Prozessen, wie sie in unserem Haus existierten. Ziel war es, mehr Transparenz in die komplexe Planung unseres Personals zu bringen und gleichzeitig den allgemeinen Administrationsaufwand zu reduzieren. Deshalb haben wir uns entschieden, SAP und ATOSS Time Control parallel einzuführen. Nach einer sehr fordernden Implementierungsphase spüren wir nun eine deutliche Entlastung bei unseren Personalprozessen“, betont Bettina Kraus, Personalreferentin bei radio ffn.

**Zeitwirtschaft zum Anfassen**  
Mit ATOSS Time Control wurde die Erfassung und Administration der Arbeitszeiten zentralisiert und deutlich effizienter gestaltet. Wo früher vieles parallel und in Papierform erfasst wurde, gibt es heute eine einheitliche Datenbasis. Der aktuelle Status kann jederzeit eingesehen werden. Bei radio ffn sind drei verschiedene Arten der Zeiterfassung im Einsatz.  
Im kaufmännischen Bereich sowie in der Verwaltung gibt es eine Negativzeiterfassung, das heißt nur Fehlzeiten und Abweichungen werden eingegeben. Die Mitarbeiter des Redaktions- und Moderationsbereichs laufen als Plan-Mitarbeiter im System, Aushilfen und freie Mitarbeiter als Ist-Mitarbeiter auf Stundenbasis. Vor allem in der Planung und Steuerung der Plan- und Ist-Mitarbeiter bringt die neue Lösung enorme Erleichterungen und deutlich mehr Transparenz. Aktuell arbeiten vor allem Programmplanung, Personalwesen, Abteilungsleiter und Geschäftsführung aktiv mit ATOSS Time Control. Die beiden Programmplaner des redaktionellen Bereichs erhielten individuelle Schulungen, für das Gesamtteam fand eine Gemeinschaftsschulung für die Workflows statt.

Durch die Einführung eines Mitarbeiterportals mit dem „Workflow-ESS“ Modul von ATOSS konnten bei radio ffn Routinevorgänge stark vereinfacht und der Administrationsaufwand messbar gesenkt werden. Alle Mitarbeiter werden jetzt aktiv in die administrativen Abläufe eingebunden. Sie haben über das Intranet Zugriff auf persönliche Informationen, Dienstpläne sowie Saldenstände und können per elektronischem Workflow nicht nur ihre Urlaubsanträge stellen und genehmigen lassen, sondern auch Mehrarbeit und Überstundenausgleich. Nach der Freigabe durch den Vorgesetzten werden die Urlaubszeiten automatisch in das Workforce Managementsystem übernommen. So konnten Fehlerquellen sowie Routineanfragen und -prozesse deutlich reduziert werden. Die Mitarbeiter sind aktiv in die zeitwirtschaftlichen Prozesse eingebunden. Dies erhöht den verantwortlichen Umgang mit der wertvollen Ressource Zeit.

**Überzeugungsarbeit auf allen Ebenen**  
Die gleichzeitige Implementierung zweier großer Softwareprojekte brachte naturgemäß Herausforderungen mit sich, die im Vorfeld nicht absehbar waren, zum Beispiel Schnittstellenanpassungen oder die Notwendigkeit manueller Abgleiche. Gleiches gilt auch für die Mitarbeiterakzeptanz, gerade in einem kreativen Umfeld wie einem Radiosender. Hier waren Überzeugungsarbeit und Aufklärung auf allen Ebenen nötig. Doch mit der neuen Lösung wurden interne Prozesse für alle Beteiligten schneller, flexibler und einfacher. Auch die Auswertungsmöglichkeiten für die Abteilungsleiter und die Geschäftsführung haben sich stark verbessert. In einem nächsten Schritt ist angedacht, die Außeneinsätze von Mitarbeitern, etwa von DJs oder Moderationen bei Veranstaltungen, über das System zu planen und zu managen. Eckhard Eckstein (MB 06/10)