ARD und Deutschlandradio haben ein umfangreiches Projekt zur Vereinfachung ihrer Verwaltungsprozesse gestartet. Ziel des Projekts ist es, durch die Harmonisierung von Verwaltungsabläufen nachhaltig Kosten einzusparen. Um dieses Ziel zu erreichen, haben sich alle neun Landesrundfunkanstalten, die Deutsche Welle und das Deutschlandradio zusammengeschlossen, um ihre IT-gestützten Geschäftsprozesse auf ein gemeinsames SAP-System umzustellen. Diese Umstellung, die seit dem Jahreswechsel für vier weitere Rundfunkanstalten Realität ist, verspricht erhebliche Effizienzsteigerungen und finanzielle Einsparungen.
Einheitliche Prozesse in den Bereichen Finanzen, Controlling und Beschaffung
Bereits ein Jahr zuvor hatte der Mitteldeutsche Rundfunk (MDR) als erste Rundfunkanstalt auf ein ARD-weit standardisiertes SAP-System umgestellt. Anfang 2024 folgten der Bayerische Rundfunk (BR), der Hessische Rundfunk (hr), Radio Bremen und die Deutsche Welle (DW). Mehr als 8.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieser fünf Sender profitieren nun von den harmonisierten Prozessen in den Bereichen Finanzen, Controlling und Beschaffung. Insbesondere bei BR und hr wurde zudem eine gemeinsame Cloud-Lösung mit integriertem Online-Buchungssystem für Dienstreisen eingeführt.
Florian Hager, der Intendant des Hessischen Rundfunks, betont die Bedeutung dieser Umstellung: “Mit dem neuen gemeinsamen System haben wir den Grundstein für mehr Effizienz, Kooperation und bessere Workflows gelegt – im hr, aber auch innerhalb der ganzen ARD. Wir haben unsere Verwaltung in betriebswirtschaftlicher Hinsicht zukunftsfähig gemacht.”
ARD: Einsparungen von 100 Millionen Euro
Die Einführung des gemeinsamen IT-Systems ist Teil einer umfassenden Strukturreform der ARD, die 2018 begonnen hat. Ziel ist es, die Geschäftsprozesse im Medienverbund zu vereinheitlichen und zu standardisieren. Damit soll die Grundlage für die Einrichtung gemeinsamer Shared Services geschaffen werden, mit denen effizienter und kostengünstiger gearbeitet werden kann. Die Reform betrifft auch zahlreiche Gemeinschaftseinrichtungen und Tochtergesellschaften wie den Kinderkanal und den zentralen Beitragsservice. Bis zum nächsten Jahr sollen 30.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem neuen System arbeiten, den Investitionen von 59 Millionen Euro stehen Einsparungen von fast 100 Millionen Euro gegenüber.
IVZ: IT-Dienstleister der Rundfunkanstalten
Ein wesentlicher Akteur in diesem Prozess ist das Informations-Verarbeitungs-Zentrum (IVZ) in Potsdam, das als IT-Dienstleister der Rundfunkanstalten fungiert. Das IVZ hat nicht nur das neue SAP-System aufgebaut, sondern wird künftig auch als zentraler SAP-Controller fungieren.
SAP: Papierlose und effiziente Backoffice-Prozesse
Das Projekt markiert die größte Verwaltungsstrukturreform in der Geschichte der ARD und umfasst die Vereinheitlichung von fast 200 Geschäftsprozessen. Es unterstützt nicht nur eine effizientere Gestaltung der Backoffice-Prozesse, sondern fördert auch die Konzentration der Rundfunkanstalten auf Programminhalte und regionale Vielfalt. Ein weiterer positiver Effekt ist die Möglichkeit, viele Prozesse papierlos zu gestalten.
Die nächste Phase der Implementierung ist für den 01. Januar 2025 geplant, wenn die verbleibenden sechs Rundfunkanstalten das System übernehmen werden. Barbara Massing, die Verwaltungsdirektorin der Deutschen Welle, fasst zusammen: “Mit der Umsetzung des Projekts begegnen wir den komplexen Herausforderungen, die an eine moderne Verwaltung gestellt werden und leisten einen Beitrag zur digitalen Transformation unserer Medienhäuser.”
